Bundesrätin Viola Amherd, Chefin VBS, hat eine Beschaffungsstrategie für das VBS erlassen. Auf die Qualität der Bedarfsdefinition wird ein noch höheres Gewicht gelegt, Kriterien wie Nachhaltigkeit oder Innovation werden hervorgehoben, die konstruktive Vergabekultur im Departement wird gefördert. Die Strategie nimmt die Vorgaben des totalrevidierten Beschaffungsrechtes sowie der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung auf und bietet einen Leitfaden für eine kohärente und weiterhin korrekte Umsetzung aller zivilen und militärischen Beschaffungsvorhaben im Departement.
Das Eidgenössische Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport beschafft jedes Jahr Güter, Dienstleistungen und Immobilien in der Größenordnung von 3,2 Milliarden Franken. Neben Rüstungsbeschaffungen gehören dazu auch Beschaffungen im Umfang von ca. 150 Millionen Franken für zivile Auftraggeber der gesamten Bundesverwaltung. Die Beschaffungsstrategie, welche die Chefin VBS per 1. Februar 2023 erlassen hat, gibt den Bedarfsstellen (den Nutzerinnen und Nutzern) sowie den Beschaffungsverantwortlichen in den verschiedenen Ämtern einen Leitfaden für kohärente und weiterhin korrekte Beschaffungen.
Mit der Strategie werden unter anderem die neuen Vorgaben umgesetzt, die seit Anfang 2021 mit der Revision des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) und mit der davon abgeleiteten Beschaffungsstrategie für die Bundesverwaltung in Kraft sind. Diese Änderungen sehen für die gesamte Bundesverwaltung neu vor, dass nicht mehr die «günstigste», sondern die insgesamt «vorteilhafteste» Leistung zu beschaffen ist. Dabei können beim Zuschlag neben den Preisen auch Faktoren wie die Qualität, die volkswirtschaftliche, ökologische oder soziale Nachhaltigkeit oder Innovationen berücksichtigt werden. Damit wurde der Handlungsspielraum für die Auswahl der Leistungen vergrößert, gleichzeitig wurde das Auswahlverfahren anspruchsvoller.
Vier Schwerpunkte für Bedarfsstellen und Beschaffungsverantwortliche im VBS
Das VBS hat diese neuen Vorgaben in der neuen Beschaffungsstrategie VBS abgebildet. Kern sind vier Schwerpunkte.
1. Ausbau der Bedarfsdefinition
Die Bedarfsdefinition (bestehend aus einer Bedürfnisanalyse und einem Leistungsbeschrieb) wird qualitativ gestärkt, um den vorteilhaftesten Beschaffungsgegenstand zu ermitteln. Wird der Bedarf zu eng definiert, kann der neu geschaffene Handlungsspielraum nicht genutzt werden. Wird der Bedarf hingegen unscharf ausgewiesen, besteht die Gefahr, dass gerade aufgrund des vergrößerten Handlungsspielraums die Eignungs- und Zuschlagskriterien unpassend gewichtet oder gar die falschen Kriterien ausgewählt werden. Am Anfang jeder Beschaffung muss deshalb der plausible Nachweis eines Bedarfs stehen.
2. Umsetzung der Stoßrichtungen der Beschaffungsstrategie der Bundesverwaltung
Für die Bedarfsstellen und Beschaffungsverantwortlichen ist die Nachhaltigkeit mit ihren drei Dimensionen Wirtschaftlichkeit, Ökologie und Soziales der Orientierungspunkt für erfolgreiche Beschaffungen. Gleichzeitig sind die weiteren Stossrichtungen der bundesweiten Beschaffungsstrategie zu berücksichtigen. Qualitätskriterien sollen gleich wie Preiskriterien gewichtet werden und Innovationen sollen unter Berücksichtigung der Risiken zugelassen werden. Zudem sind die Beschaffungsverfahren anbieterfreundlich zu gestalten und die Möglichkeiten für Vergaben an die sicherheitsrelevante Technologie- und Industriebasis (STIB) sollen genutzt werden.
3. Abbildung der Neuorientierung des Beschaffungswesens in der Vergabekultur
Den Ämtern im VBS wird empfohlen, die Kompetenzen im Beschaffungswesen zu stärken, damit der neue Handlungsspielraum genutzt werden kann. Die Führungskräfte sollen eine Vergabekultur leben, die den neuen Handlungsspielraum ermöglicht. Die Bedarfs- und Beschaffungsverantwortlichen müssen die notwendigen Freiräume erhalten. Gleichzeitig stehen die einzelnen Mitarbeitenden in der Pflicht, den konzeptionellen Mehraufwand für die anspruchsvolleren Verfahren zu leisten.
4. Ausbau des Beschaffungscontrollings zu einem Führungsinstrument
Das bisherige Monitoring und Beschaffungscontrolling wird im VBS unter der Federführung der armasuisse – abgestimmt mit dem übergeordneten Beschaffungscontrolling der Bundesverwaltung – zu einem Instrument der Steuerung und Führungsunterstützung weiterentwickelt.
Die Beschaffungsstrategie gilt für alle Arten von Beschaffungen im VBS. Es sind somit alle zivilen und militärischen Beschaffungen in allen Kategorien (Lieferungen, Dienstleistungen und Bauleistungen) erfasst, dies sowohl in Wettbewerbsverfahren als auch bei selektiven Verfahren, Einladungsverfahren, freihändigen Verfahren.#
